Development of a conceptual methodology for periodic audit of accounting information
Loading...
Date
2025
Authors
Ivakhnenkov, Sergiy
Journal Title
Journal ISSN
Volume Title
Publisher
Abstract
Purpose of the research. The purpose of this article is to develop methodologies for the continuous control and auditing of financial and accounting information amidst the rapid advancement of hardware and software technologies that enable real-time electronic reporting. The research aims to describe modern technologies applicable to continuous auditing and data analysis, specifically to ensure the reliability of information generated by information systems. It distinctively examines the concept of “periodic audit” as an alternative to embedded control modules, deeming it particularly relevant for the Ukrainian context.Methods of the research. The article employs an analysis of current research and publications on real-time reporting and continuous auditing, referencing works by American and Canadian researchers and professional organizations (AICPA, CICA, Institute of Internal Auditors). It reviews theoretical frameworks for implementing continuous control and conceptual models of periodic audit. Electronic reporting standards, notably XBRL, and their implementation practices globally and in Ukraine are analyzed. Technologies for obtaining, verifying, loading, and analyzing data for periodic audit purposes are described, including statistical methods (trend analysis, regression analysis, cluster analysis, etc.). Data from surveys of Ukrainian enterprises regarding the online publication of financial statements are also utilized.Results of the research. The study demonstrates that while technology facilitates real-time reporting, it necessitates corresponding continuous control and auditing to assure information reliability. Traditional continuous audit approaches involving embedded control modules in ERP systems present significant drawbacks: risks to system stability, high implementation costs, and limited developer support. The concept of “periodic audit” is proposed as an alternative. This approach involves periodically (e.g., nightly) extracting transactions into a separate data warehouse for subsequent analysis using specialized audit software. This enables near-continuous assurance regarding information, irrespective of the effectiveness of the enterprise’s internal controls. A general model for acquiring data for periodic audit purposes is presented, encompassing data verification, correction, loading, and analysis stages. The primary goal of data analysis is identified as developing patterns to detect unexpected data or transactions indicative of fraud or errors.Possible application of the research results. The proposed “periodic audit” methodology can be applied by internal and independent auditors to provide near-continuous assurance regarding the reliability of financial and accounting information generated by corporate computer systems. This approach is particularly beneficial in environments with inadequate internal controls, such as in Ukraine. The technology is versatile for identifying significant internal control weaknesses across various conditions, enterprises, information systems, and business/accounting structures. The results can inform the enhancement of audit practices, improve financial reporting quality, and enable the timely detection of fraud and errors.Conclusions. Rapid technological development necessitates a shift towards continuous or near-continuous control of financial information. The “periodic audit” concept, involving regular analysis of data extracted to a separate warehouse, offers a practical and compromise alternative to embedded continuous control systems, especially where resources are limited or internal controls are weak. This approach allows auditors to provide timely assurance with minimal delay. Despite their advantages, continuous control and periodic audit systems have limitations, including the risk of failing to detect errors (false negatives) and generating false alarms (false positives). Successful implementation requires an understanding of business processes and appropriate internal control technologies. The periodic audit concept holds particular relevance for Ukraine, given the need to improve management and control practices.
Description
Метою статті є розроблення методології безперервного контролю та аудиту фінансової та бухгалтерської інформації в умовах швидкого розвитку апаратних і програмних технологій, що уможливлють електронну звітність у режимі реального часу. Описано сучасні технології, які можуть бути використані для безперервного аудиту та аналізу даних, зокрема для забезпечення достовірності інформації, що генерується інформаційними системами. Окремо розглянуто концепцію періодичного аудиту як альтернативу вбудованим модулям контролю, особливо актуальну для українських умов.Методи дослідження. У статті проведено аналіз сучасних досліджень і публікацій щодо звітності в режимі реального часу та безперервного аудиту, зокрема праць американських і канадських дослідників та професійних організацій (Американського інституту сертифікованих громадських бухгалтерів (Association of International Certified Professional Accountants – AICPA), Канадського інституту дипломованих бухгалтерів (Canadian Institute of Chartered Accountants – CICA), Інституту внутрішніх аудиторів). Розглянуто теоретичні схеми реалізації безперервного контролю та концептуальні моделі періодичного аудиту. Проаналізовано стандарти електронної звітності, зокрема XBRL, і практику їх впровадження у світі та, зокрема, в Україні. Описано технології отримання, перевірки, завантаження та аналізу даних для періодичного аудиту, зокрема статистичні методи (ана-ліз трендів, регресійний аналіз, кластерний аналіз та ін.). Також використано дані опитувань українських підприємств щодо публікації фінансової звітності в інтернеті.Результати дослідження. Технології дають змогу створювати звітність у реальному часі, проте дослідження показує, що це потребує відповідного безперервного контролю та аудиту для забезпечення достовірності інформації. Традиційні підходи до безперервного аудиту, що передбачають вбудовані модулі контролю в ERP-системи, мають суттєві недоліки: ризики для стабільності системи, висока вартість впровадження та обмежена підтримка з боку розробників. Як альтернативу запропоновано концепцію періодичного аудиту. Цей підхід передбачає періодичне (наприклад, щоночі) ви-вантаження транзакцій в окреме сховище даних та їхній подальший аналіз за допомогою спеціалізованого аудиторського програмного забезпечення. Це дає змогу забезпечити майже безперервну впевненість щодо інформації незалежно від ефективності внутрішнього контролю підприємства. Запропоновано загальну модель отримання даних для періодичного аудиту, що має етапи перевірки, корекції, завантаження та аналізу даних. Визначено, що головною метою аналізу даних є виявлення несподіваних патернів, які можуть свідчити про шахрайство або помилки. Можливе застосування результатів дослідження. Запропоновану методологію періодичного аудиту можуть застосовувати внутрішні та незалежні аудитори для забезпечення майже безперервної впевненості щодо достовірності фінансової та бухгалтерської інформації, що генерується комп’ютерними системами підприємств. Цей підхід є особливо корисним в умовах, коли рівень внутрішнього контролю є недостатнім, зокрема в Україні. Технологія є універсальною для виявлення суттєвих недоліків внутрішнього контролю в різних умовах, на різних підприємствах та в різних інформацій-них системах. Результати можуть бути використані для вдосконалення практики аудиту, підвищення якості фінансової звітності та своєчасного виявлення шахрайства і помилок.Висновки. Швидкий розвиток технологій вимагає переходу до безперервного або майже безперервного контролю фінансової інформації. Концепція періодичного аудиту, що передбачає регулярний аналіз даних, вивантажених в окреме сховище, є практичною та компромісною альтернативою вбудованим системам безперервного контролю, особливо в умовах обмежених ресурсів або недосконалих систем внутрішнього контролю. Цей підхід дає змогу аудиторам надавати своєчасну впевненість щодо даних із мінімальними затримками. Незважаючи на переваги, системи безперервного контролю та періодичного аудиту мають обмеження, зокрема ризик невиявлення помилок і генерації хибних спрацьовувань. Успішне впровадження потребує розуміння бізнес-процесів та адекватних технологій внутрішнього контролю. Концепція періодичного аудиту є особливо актуальною для України через потребу в підвищенні культури управління та контролю.
Keywords
Financial Reporting, XBRL, Financial Accounting Systems, Enterprise Resource Planning (ERP) Systems, Audit, Continuous Auditing, Periodic Auditing, article, фінансова звітність, XBRL, фінансово-облікові системи,, системи планування ресурсів підприємства (ERP), аудит, безперервний аудит, періодичний аудит
Citation
Ivakhnenkov S. Development of a conceptual methodology for periodic audit of accounting information / Sergiy Ivakhnenkov // Наукові записки НаУКМА. Економічні науки. - 2025. - Т. 10, вип. 1. - C. 92-99. - https://doi.org/10.18523/2519-4739.2025.10.1.92-99